Jak se připravit na kontrolu v ordinaci: checklist

Před kontrolou si nejdřív ověřte, kdo přichází a co bude předmětem kontroly, potom určete jednu kontaktní osobu a připravte jen relevantní, úplné a autentické podklady. Nic zpětně nedopisujte bez zřetelného označení opravy a data.

Kdo může co chtít

Co dělat během kontroly

1. Nechte si předložit pověření a zapište si kontrolující a rozsah.
2. Určete doprovod. Jeden člověk koordinuje podklady a zaznamenává, co bylo předáno.
3. Odpovídejte věcně. Pokud informaci nevíte, ověřte ji; nehádejte.
4. Předávejte relevantní podklady. Chraňte údaje jiných pacientů, ale nebraňte zákonnému přístupu kontrolujícího.
5. Nemažte ani nepřepisujte historii. Zjištěnou chybu zaznamenejte a začněte řešit průkazným nápravným opatřením.
6. Čtěte protokol. Upozorněte na faktickou nepřesnost a uložte stejnopis i přílohy.

Co následuje po kontrole

Rozdělte zjištění na okamžitá opatření, systémové příčiny a body, se kterými nesouhlasíte. Každé nápravné opatření má mít odpovědnou osobu, termín, důkaz provedení a ověření účinnosti.

Proti kontrolním zjištěním lze podle § 13 odst. 1 kontrolního řádu podat písemné a odůvodněné námitky do 15 dnů od doručení protokolu, pokud protokol nestanoví lhůtu delší. Námitka musí přesně určit zjištění a vysvětlit nesouhlas. Nejde ještě o odvolání proti pokutě; to se řídí poučením v případném následném rozhodnutí.

Nečekejte na oznámení kontroly

Nejúčinnější příprava je průběžná. Jednou za měsíc projděte propadající termíny a neuzavřené odchylky, jednou za čtvrtletí proveďte interní kontrolu vzorku evidencí a po každé změně provozu zkontrolujte dopad do provozního řádu a dokumentace.

Jak sestavit kontrolní balíček

Balíček rozdělte podle předmětu kontroly a období. Na začátek dejte stručný seznam dokumentů, jejich vlastníků a umístění, potom aktuální schválené předpisy a nakonec samotné evidence s návaznými odchylkami. U exportu zachovejte názvy, datum vytvoření a informaci, z jakého systému pochází. Citlivé údaje nepřenášejte do běžného e-mailu bez odpovídající ochrany.

Proveďte zkušební dohledání několika konkrétních záznamů: sterilizačního cyklu, teplotní odchylky, servisního protokolu a opravy zdravotnické dokumentace. Pokud nalezení trvá dlouho nebo výsledek neumíte spojit s odpovědnou osobou a časem, upravte systém ještě před skutečnou kontrolou.

Jak bezpečně opravit nalezenou chybu

Chybějící historický údaj nevymýšlejte. Zapište, kdy byla mezera zjištěna, co lze doložit z jiných autentických podkladů a jaké opatření zabrání opakování. Oprava má zachovat původní hodnotu, autora, čas změny a důvod; u papíru se původní zápis ponechává čitelný. Tím neodstraníte dřívější nedostatek, ale prokážete otevřenou a řízenou nápravu.

Po uzavření nápravy ověřte její účinnost na novém vzorku záznamů. Nestačí změnit formulář nebo proškolit tým; musí být vidět, že nový postup funguje v běžném provozu.